APOTHEKEN
VEELGESTELDE VRAGEN (FAQ) – APOTHEKEN
WIJZIGING GEBRUIKERSGEGEVENS – APOTHEKEN
ALERTS – STATISTIEKEN – APOTHEKEN
FMD ACTIES VOOR APOTHEKEN
(publieke en ziekenhuis apotheken en bedrijven met een bereidingsvergunning, in zoverre ze FMD plichtige producten behandelen)
Verificatie
VERIFICATIE
- Een verificatie kan op elk moment uitgevoerd worden. Veel apotheken controleren de producten bij ontvangst om problemen bij de aflevering te voorkomen.
- Handmatige verificatie:
in gevallen waarbij er een probleem is met de scanner, is er ook de mogelijkheid om een handmatige verificatie uit te voeren (als deze optie voorzien is in uw FMD-module). Deze optie kan alleen in deze gevallen gebruikt worden en kan niet als standaardcontrole gebruikt worden.
Deactivering (bevat eveneens een verificatie)
AFGELEVERD
(Dispense)
De verpakking moet als “AFGELEVERD”gedeactiveerd worden op het moment dat:
- De verpakking aan de klant afgeleverd werd.
- Wanneer de verpakking wordt geopend, bijvoorbeeld in geval van een IMV.
VERNIETIGEN
(Destroy)
Wanneer het product door de apotheek vernietigd moet worden.
STAAL
(Sample)
Wanneer het product als staal aan de autoriteiten wordt geleverd.
Producten die naar de Dienst Geneesmiddelen Onderzoek (DGO) worden gestuurd, moeten ook als “Sample“ worden gedeactiveerd.
UITZONDERING ZIEKENHUISAPOTHEKEN
De ziekenhuisapotheek kan op elk moment dat de verpakking in haar bezit is en het ziekenhuis niet meer zal verlaten, deactiveren, dus eveneens bij ontvangst van de producten (let echter wel op de 10- dagen- regel voor een reactivering)
REACTIVEREN
(Undo)
De apotheek heeft ook de mogelijkheid om een code te reactiveren in geval van: Delivered en Sample. Deze handeling moet binnen de 10 dagen na deactivering uitgevoerd worden door dezelfde gebruiker die de code heeft gedeactiveerd.
Reactivering is daarom NIET mogelijk voor de actie “Vernietigen”. Het wordt daarom sterk aangeraden om een beveiliging op te nemen in de FMD-gebruikersmodule om deze handeling niet per ongeluk uit te voeren.
CONNECTIE ACTIVITEITEN
Andere functies
BULKAANVRAGEN
Verificatie- of deactiveringsverzoeken (of reactivering) kunnen code per code (verpakking) of in “Bulk” worden ingediend (bulkverzoek: een reeks codes en transacties worden in hetzelfde verzoek geplaatst). Een specifieke functie is (mogelijk) beschikbaar in uw FMD-module.
GEEN VERBINDING
Als er geen verbinding is met het verificatiesysteem (geen internetverbinding, wachtwoordprobleem, enz.) kan u doorgaan met verifiëren en deactiveren. Uw FMD-module moet ervoor hebben gezorgd dat de verificatie van deze gescande codes wordt uitgevoerd wanneer de verbinding opnieuw tot stand is gebracht.
ALGEMENE VOORWAARDEN
(Terms & Conditions)
De algemene voorwaarden moeten worden aanvaard wanneer u voor de eerste keer inlogt op het systeem (momenteel T&C versie 6001). Wanneer acceptatie van een nieuwe versie vereist is, ontvangt u een melding bij transacties met het systeem en kan uw FMD-module u hiervan op de hoogte stellen. Klik hier om document te openen.
WIJZIGING PASWOORD
Om veiligheidsredenen en gegevensbescherming moet het wachtwoord elke 90 dagen gewijzigd worden. Na 3 pogingen met het verkeerde of verlopen wachtwoord, wordt uw verbinding geblokkeerd.
Het nieuwe wachtwoord moet minimaal 8 tekens lang zijn, moet volledig verschillen van eerdere wachtwoorden en moet minimaal één hoofdletter, één kleine letter, één cijfer en één speciaal teken bevatten.
WIJZIGING CERTIFICAAT
Om veiligheidsredenen en bescherming van uw gegevens moet het certificaat elke 2 jaar worden vernieuwd. U ontvangt een e-mail van het systeem met de benodigde gegevens voor deze update. Het is echter raadzaam om contact op te nemen met uw leverancier van de FMD-module om de procedure (al dan niet geautomatiseerd) te kennen.
ANTWOORDEN VAN HET VERIFICATIESYSTEEM
Nadat de gebruiker een verzoek verstuurt, stuurt het verificatiesysteem een antwoord (systeembericht) dat aangeeft of de bewerking succesvol was of dat er een probleem was bij het uitvoeren van het verzoek.
Bepaalde reacties worden geclassificeerd als een indicator van mogelijke vervalsing, genaamd ALERTS (of mogelijke vervalsing).
Andere systeemberichten kunnen een ander probleem aangeven, zoals bijvoorbeeld een technisch probleem.
Beheer van systeemmeldingen
MELDINGEN VAN MOGELIJKE VERVALSING
De meeste ALERTEN worden veroorzaakt door onjuiste informatie die door de gebruiker aan het verificatiesysteem wordt doorgegeven. Meestal ligt de oorzaak in de configuratie van de scanner of de interpretatie van de gescande informatie door uw FMD-module. Het is daarom uitermate belangrijk om de werking van uw scanner te controleren.
Informatie over deze waarschuwingen en de te volgen procedure wordt uitgelegd in het gedeelte Alerts.
ANDERE SYSTEEMMELDINGEN
De meest voorkomende systeemberichten zijn berichten die wijzen op een verbindingsprobleem. Meestal is het een probleem met het updaten van het wachtwoord of een computerprobleem veroorzaakt door de structuur van het verzonden verzoek.
De volledige lijst van deze berichten, hun betekenis en de te ondernemen acties vindt u terug op de volgende pagina: returncodes nl
UW SCANNER CONTROLEREN
U kan de goede werking van uw scanner controleren met behulp van de volgende pagina:
Afhankelijk van hoe de FMD-module in uw software is ingebouwd, heeft u twee opties:
- U scant elke 2D-streepjescode op de pagina in uw software en controleert of het resultaat 100% overeenkomt met de informatie op het blad (hoofdletters verschillen van kleine letters)
- U opent eerst een leeg document, bijvoorbeeld in Kladblok, en scant de barcodes van de pagina. Het resultaat moet 100% overeenkomen met de informatie op het blad (hoofdletters verschillen van kleine letters)
REGISTRATIE
Welke gebruiker kan als “apotheek” toegang krijgen?
De bevoegde autoriteiten hebben volgens de gedelegeerde verordening de volgende gebruikers gedefinieerd als “apotheek”
BE
APOTHEKEN
- Alle in België erkende publieke apotheken.
- De apotheek van het ministerie van justitie die medicijnen aan de gevangenissen aflevert.
- Ondernemingen met een bereidingsvergunning – als de onderneming ook een groothandelslicentie heeft kan ze ook kiezen om zich te registreren als groothandel (en niet als apotheek)
- Ziekenhuisapotheken: alle apotheken van de algemene en universitaire ziekenhuizen, de gespecialiseerde ziekenhuizen en de psychiatrische instellingen in België.
LUX
APOTHEKEN
- Alle in Luxemburg erkende publieke apotheken
- Ziekenhuisapotheken: alle apotheken van de algemene ziekenhuizen, de gespecialiseerde ziekenhuizen en de psychiatrische instellingen in Luxemburg.
Een nieuwe apotheek, publiek of ziekenhuis, moet zich registreren door het invullen van volgende formulieren:
De volledig ingevulde en ondertekende documenten moeten teruggestuurd worden naar pha@bemvo.be voor de apotheken en naar hosp@bemvo.be voor de ziekenhuisapotheken.
Technische implementatie van de aansluiting op het verificatiesysteem: een lijst met leveranciers van een FMD-module is te vinden in de sectie Softwareleveranciers
Wijziging registratiegegevens
Het is uitermate belangrijk dat uw gegevens correct geregistreerd zijn. Dit om ervoor te zorgen dat uw verbinding goed functioneert, u nieuwe informatie ontvangt en een correcte ondersteuning krijgt bij problemen. Om deze reden moeten uw identificatiegegevens zoals de contactpersoon, uw adres, e-mailadres, de gebruikte FMD-software, sluiting, … correct zijn om een onderbreking in uw verbinding te voorkomen.
Indien er een wijziging is in de gegevens die u eerder had opgegeven, laat het ons dan zo snel mogelijk weten door het registratieformulier in te vullen met de juiste contactgegevens.
Formulier wijziging gegevens
