1. Algemeen
Deze Privacy Policy beschrijft de wijze waarop wij bij BeMVO omgaan met uw persoonsgegevens.
Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens ernstig en leven de toepasselijke wetgeving na, o.a. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG” of “GDPR”).
Bij uw eerste registratie op, of bij uw eerste gebruik van, het Nationale Geneesmiddelen Verificatie Systeem (hierna “NMVS” of “National Medicines Verification System”) zal u gevraagd worden om deze Privacy en Cookie Policy te aanvaarden. Elk verder gebruik van het NMVS impliceert dat u gebonden bent door deze Privacy en Cookie Policy.
Ook uw registratie om informatie of updates te ontvangen i.v.m. NMVS (hierna “Nieuwsbrief), bijvoorbeeld via onze website www.bemvo.be, hierna de “Website” impliceert dat u akkoord gaat met en gebonden bent door deze Privacy en Cookie Policy. Deze Privacy en Cookie Policy is ook op u van toepassing bij uw bezoek aan of gebruik van onze Website.
Ook uw registratie op of uw gebruik van de “NMVS Software Supplier Portal” van Arvato Systems Group (hierna “Arvato Development Portal”) impliceert dat u gebonden bent door deze Privacy en Cookie Policy.
Deze Privacy en Cookie Policy is op u van toepassing omdat u een gebruiker bent van het NMVS in België of Luxemburg (namelijk een apotheek, ziekenhuis, groothandel in geneesmiddelen, fabrikant van geneesmiddelen, importeur van geneesmiddelen, enz.) (hierna “Eindgebruiker”) of omdat u aan een Eindgebruiker verbonden bent en binnen de Eindgebruiker als contactpersoon aangeduid bent of verantwoordelijk bent voor de naleving of opvolging van de wettelijke verplichtingen i.v.m. het NMVS. Ook bij een bezoek aan of gebruik van onze Website, is deze Privacy en Cookie Policy op u van toepassing.
Deze Privacy & Cookie Policy kan aangepast worden, als onze diensten of de geldende wetgeving dat vragen. Wij zullen de nieuwe versie van de Privacy & Cookie Policy dan aan u meedelen en op het NMVS en onze Website publiceren. Een verder gebruik van het NMVS en onze Website nadat u op de hoogte werd gebracht van de vernieuwde Privacy & Cookie Policy geldt als een aanvaarding van de nieuwe Privacy & Cookie Policy.
2. Wie verwerkt uw persoonsgegevens?
Belgian Medicines Verification Organisation vzw, met maatschappelijke zetel te Luxemburgstraat 20, 9140 Temse, ingeschreven in de KBO onder het nummer 0675.740.701 (hierna “BeMVO” en “Wij”) is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens op het NMVS en de Website.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verzamelen bepaalde persoonsgegevens van de gebruikers van het NMVS en onze Website. Deze omvatten meer bepaald volgende gegevens:
- Categorie 1: Wij verwerken de naam, voornaam, en contactgegevens van de Eindgebruikers van het NMVS (e-mail, telefoonnummer, adres, enz.), evenals uw hoedanigheid (apotheker, enz.). Wij verwerken ook de naam en contactgegevens van de verantwoordelijken bij Eindgebruikers (bijvoorbeeld de naam en contactgegevens van de apotheker die verantwoordelijk is binnen de apotheek of het ziekenhuis). Deze gegevens worden door ons verwerkt omdat u deze aan ons meedeelt voor verwerking, bijvoorbeeld op het ogenblik van registratie op het NMVS, bij inschrijving op onze Nieuwsbrief, bij ondertekening van een overeenkomst door de producenten of verdelers van geneesmiddelen of “Marketing Authorization Holders”, bij inschrijving op het Arvato Development Portal, of omdat de Eindgebruiker of de organisatie waarmee u verbonden bent deze gegevens aan ons heeft meegedeeld voor verwerking. Deze gegevens kunnen ook door ons verwerkt worden op basis van lijsten van de Rijksdienst voor ziekte- en invaliditeitsverzekering (“RIZIV”), via het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten (“FAGG”), of de Federale Overheidsdienst (FOD) Volksgezondheid.
- Categorie 2: Eventueel kunnen ook andere gegevens verwerkt worden indien u deze uitdrukkelijk aan ons meedeelt, zoals uw geslacht, interesses, enz. Deze gegevens kunnen aan ons worden meegedeeld op het ogenblik van registratie op het NMVS of bij registratie voor onze Nieuwsbrief. Ook hier geldt het meedelen van deze gegevens aan ons en het aanvaarden van deze Privacy en Cookie Policy als toestemming voor deze verwerking.
- Categorie 3: Na uw registratie op het NMVS kunnen wij ook uw IP adres registreren. Het aanvaarden van deze Privacy en Cookie policy geldt als toestemming voor deze verwerking.
- Categorie 4: Daarnaast worden bepaalde gegevens verzameld via cookies. Zie hieronder in artikel 11 meer informatie i.v.m. ons gebruik van cookies. Ook hier geldt het aanvaarden van deze Privacy en Cookie policy als toestemming voor deze verwerking.
BeMVO verwerkt in principe geen persoonsgegevens van patiënten of minderjarigen.
Bij registratie op het NMVS moet de Eindgebruiker de persoonsgegevens opgeven van de persoon die binnen de Eindgebruiker verantwoordelijk is voor NMVS of contactpersoon is voor NMVS.
De Eindgebruiker garandeert dat hiervoor de nodige toestemming bekomen werd van deze personen. Bijvoorbeeld: de rechtspersoon die Eindgebruiker is (een apotheek, ziekenhuis, enz.) garandeert t.a.v. BeMVO dat de toestemming bekomen werd van de individuele apotheker of verantwoordelijke werkzaam binnen de Eindgebruiker om zijn/haar persoonsgegevens mee te delen aan BeMVO voor verwerking in het kader van NMVS.
Indien de Eindgebruiker toch persoonsgegevens zou doorgeven aan BeMVO zonder toestemming van de persoon in kwestie, dan is de Eindgebruiker hiervoor zelf verantwoordelijk en garandeert de Eindgebruiker dat hij BeMVO zal schadeloosstellen voor mogelijke problemen of vorderingen.
De Eindgebruiker garandeert ook dat hij de persoonsgegevens van de verantwoordelijken of contactpersonen steeds up-to-date zal houden (bijvoorbeeld: bij uitdiensttreding of indiensttreding zal de Eindgebruiker BeMVO inlichten dat de persoonsgegevens moeten gewist worden of moeten aangepast worden).
4. Rechtsgrond voor het verwerken van uw persoonsgegevens
Door uw persoonsgegevens aan ons mee te delen (bijvoorbeeld bij uw registratie op het NMVS, op een nieuwsbrief of via het Arvato Development Portal), en deze Privacy en Cookie policy te aanvaarden, verleent u uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Door blijvend gebruik te maken van het NMVS (bijvoorbeeld inloggen op het NMVS), van onze nieuwsbrieven of van onze Website, bevestigt u telkens uw aanvaarding van deze Privacy en Cookie Policy.
Naast uw toestemming geldt ook de noodzaak om te voldoen aan een wettelijke verplichting (nl. Richtlijn 2011/62/EU inzake vervalste geneesmiddelen en de Gedelegeerde Verordening van 2016/161/EU; hierna genoemd “Wetgeving Vervalste Geneesmiddelen”) als een bijkomende rechtsgrond voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor gegevens die wij verwerken op basis van gegevens verkregen via het RIZIV, het FAGG, of de FOD Volksgezondheid.
Tenslotte geldt ook de noodzaak om u de contractueel overeengekomen diensten te kunnen aanbieden (namelijk toegang tot het NMVS) als bijkomende rechtsgrond voor het verwerken van uw persoonsgegevens (m.a.w. het uitvoeren van de overeenkomst tussen u en ons geldt eveneens als rechtsgrond).
5. Met welk doel verwerken wij uw persoonsgegevens?
Wij verwerken uw persoonsgegevens om de Eindgebruikers in staat te stellen toegang te krijgen tot het NMVS en het NMVS optimaal te laten functioneren (o.a. identificatie van Eindgebruikers in elke stap van verificatie van geneesmiddelen) en om u op de hoogte te brengen van updates en andere informatie i.v.m. het NMVS.
Wij verwerken uw persoonsgegevens o.a. om:
- Voor gegevens van categorie 1 en 3: Om het NMVS optimaal te laten functioneren, namelijk te verzekeren dat elke Eindgebruiker correct geregistreerd is, inclusief de opname van persoonsgegevens van contactpersonen of verantwoordelijken bij elke Eindgebruiker. Het NMVS verzekert dat op verschillende ogenblikken wordt nagegaan of een geneesmiddel authentiek is. Telkens een geneesmiddel gescand wordt door een Eindgebruiker (bijvoorbeeld een apotheker op het ogenblik van afgifte aan de patiënt), wordt ook de naam en het IP adres van de Eindgebruiker verwerkt. Dit kan tot gevolg hebben dat ook persoonsgegevens van de verantwoordelijke binnen de Eindgebruiker op dat ogenblik verwerkt worden;
- Voor gegevens van categorie 1 en 2: Om u gerichte informatie te verstrekken, zoals e-mails en nieuwsbrieven te versturen die u kunnen interesseren (o.a. informatie m.b.t. nieuwe functionaliteiten of bijzonderheden van onze diensten; als u bijvoorbeeld opgeeft dat u een apotheker bent, kunnen wij u nieuwsbrieven of andere informatie sturen die specifiek toegespitst zijn op apothekers);
- Voor gegevens van categorie 3 en 4: Om analytisch onderzoek te doen om onze Website te optimaliseren (op technisch en inhoudelijk vlak); Eveneens om, op basis van anonieme gegevens, de voorkeuren, interesses, surfgedrag en achtergronden van de bezoekers van onze Website in kaart te brengen (voor meer informatie i.v.m. anonieme data, zie hieronder i.v.m. cookies).
- Voor gegevens van categorie 1 t.e.m. 4: Om vragen van Eindgebruikers, partners, en bevoegde overheden te beantwoorden en de technische administratie van het NMVS en onze Website te beheren. Dit geldt enkel in het kader van de toepasselijke Wetgeving Vervalste Geneesmiddelen.
Uw persoonsgegevens worden strikt vertrouwelijk gehouden en worden niet meegedeeld aan derden of gebruikt voor direct marketing, tenzij wij hiervoor uw expliciete voorafgaande toestemming hebben verkregen (“opt-in”), zoals voor de doeleinden uitdrukkelijk vermeld in deze Privacy en cookie policy (o.a. nieuwsbrieven). Deze toestemming kan op elk moment worden ingetrokken, zonder motivering en gratis door verzending van een e-mail aan info@bemvo.be.
Uw persoonsgegevens kunnen meegedeeld worden en verder verwerkt worden door partners van BeMVO voor het NMVS, zoals partners bevoegd voor de werking van verificatiesystemen voor geneesmiddelen in andere lidstaten van de Europese Unie (namelijk Nationale Verificatie Organisaties bevoegd in andere EU lidstaten), de overkoepelende organisatie voor verificatie van geneesmiddelen in Europa (European Medicines Verification Organisation vzw), en onze IT partner Arvato Systems GmbH. Dit geldt enkel in het kader van de toepasselijke Wetgeving Vervalste Geneesmiddelen.
BeMVO zal uw persoonsgegevens enkel meedelen aan medewerkers die zelf ook contractueel gehouden zijn door confidentialiteitsverplichtingen.
We hebben het recht om uw gegevens, bij (vermoeden van) ernstige overtredingen van de wet of van de Gebruiksvoorwaarden mee te delen aan de bevoegde gerechtelijke diensten of politiediensten. Wij kunnen dit ook doen om onze rechten of die van derden te beschermen of om de veiligheid van de gebruikers van het NMVS te vrijwaren.
6. Hoe lang verwerken wij uw persoonsgegevens?
Alle persoonsgegevens worden bewaard voor de periode die noodzakelijk is voor ons om de dienst te leveren.
Deze Privacy Policy blijft geldig tussen uzelf en ons tot een van de partijen de contractuele relatie schriftelijk opzegt (opzeg kan per email). De verwerking van uw persoonsgegevens blijft geldig tot de opzeg van de contractuele relatie tussen uzelf en ons. Bij beëindiging van de contractuele relatie, zullen wij automatisch uw persoonsgegevens verwijderen, tenzij wij wettelijk verplicht worden om deze persoonsgegevens blijvend te bewaren (bijvoorbeeld in het kader van de toepasselijke Wetgeving Vervalste Geneesmiddelen).
Wij behouden ons het recht voor om deze gegevens eventueel na beëindiging gedurende zes maanden te bewaren, om u de mogelijkheid te geven deze gegevens te recupereren indien u de opzeg zou willen herroepen of uw gegevens zou willen overzetten naar een ander contract.
7. Recht van toegang, verbetering, en verzet
U heeft het recht om op elk moment gratis inzage te krijgen in uw persoonsgegevens. Dit kan door een mail te sturen aan info@bemvo.be.
U heeft ook het recht om uw persoonsgegevens te verbeteren of te wijzigen indien ze onjuist, onvolledig of irrelevant zijn, eveneens door een mail te sturen aan info@bemvo.be. Bij vragen tot toegang of verbetering van gegevens vragen we u om steeds een kopie van uw identiteitskaart bij te voegen zodat we uw identiteit kunnen verifiëren vooraleer we deze informatie meedelen. U heeft ook het recht om uw persoonsgegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
U heeft het recht om u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit kan door een e-mail te zenden aan info@bemvo.be (eveneens met toevoeging van een kopie van uw identiteitskaart). U kan zich echter niet verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de contractuele verplichtingen of in het kader van de toepasselijke Wetgeving Vervalste Geneesmiddelen.
U ben steeds zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die u ons meedeelt.
8. Contact: inlichtingen, vragen of klachten
Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft i.v.m. de verwerking van uw persoonsgegevens of i.v.m. cookies, dan kan u deze meedelen, ofwel rechtstreeks aan ons (per email: info@bemvo.be of via de contactgegevens op onze Website of via het postadres vermeld bovenaan in deze Privacy en cookie policy), ofwel aan de Gegevensbeschermingsautoriteit (dit is de vroegere “Privacycommissie”: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, +32 (0)2 274 48 35, of via de contactgegevens op haar website www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).
9. Datalekken
Wanneer u merkt of vermoedt dat er een datalek heeft plaats gevonden, verzoeken wij u om zo snel mogelijk contact met ons op te nemen (per email: info@bemvo.be of via de contactgegevens op onze Website of via het postadres vermeld bovenaan in deze Privacy en cookie policy), ofwel met de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, +32 (0)2 274 48 35, of via de contactgegevens op haar website www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).
10. Veiligheid
Wij nemen de veiligheid van uw persoonsgegevens ernstig en hebben maatregelen genomen op technisch en organisatorisch vlak om uw persoonsgegevens te beschermen.
Wij zijn echter niet aansprakelijk voor directe of indirecte schade die voortvloeit uit uw foutief of onrechtmatig gebruik van persoonsgegevens. U bent zelf verantwoordelijk voor de correcte bewaring en geheimhouding van uw paswoord, toegangscode en andere inloggegevens. Elk onzorgvuldig of onrechtmatig gebruik van deze gegevens door de gebruiker of door een derde (tenzij dit veroorzaakt is door een fout van ons) valt buiten onze verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid. Bij verlies, diefstal of onrechtmatig gebruik van uw inloggegevens, paswoorden, of persoonsgegevens dient u ons zo snel mogelijk op de hoogte te brengen.
Onze website bevat links naar andere websites die wij niet controleren en waarop deze Privacy & Cookie Policies niet van toepassing zijn. Wij zijn niet aansprakelijk voor de inhoud van deze websites.