Politique de confidentialité – BeMVO
1. Généralités
Cette politique de confidentialité décrit la manière dont BeMVO traite vos données personnelles.
Nous respectons la confidentialité de vos données personnelles et nous nous conformons à la législation sur la protection de la vie privée, y compris au Règlement général sur la protection des données (“RGPD” ou “GDPR”).
Lors de votre première inscription ou première utilisation du Système national de vérification des médicaments (ci-après “NMVS” ou “National Medicines Verification System”), il vous sera demandé d’accepter cette politique de confidentialité et de cookies. Toute utilisation ultérieure du NMVS implique que vous êtes lié par la présente politique de confidentialité et de cookies.
De même, votre inscription pour recevoir des informations ou des mises à jour concernant NMVS (ci-après “Newsletter), par exemple via notre site web www.bemvo.be, ci-après “le site Web” implique que vous acceptez et êtes lié par cette politique de confidentialité et de cookies. Cette politique de confidentialité et de cookies s’applique également à vous lorsque vous visitez ou utilisez notre site Web.
Votre enregistrement ou utilisation du “NMVS Software Supplier Portal” (ci-après “Arvato Development Portal”) de Arvato Systems Group implique également que vous êtes lié par la présente politique de confidentialité et de cookies.
Cette politique de confidentialité et de cookies s’applique à vous parce que vous êtes un utilisateur du NMVS en Belgique ou au Luxembourg (à savoir une pharmacie, un hôpital, un grossiste en médicaments, un fabricant de médicaments, un importateur de médicaments, etc.) (ci-après dénommé “Utilisateur final”) ou parce que vous êtes lié à un Utilisateur final et que vous êtes désigné au sein de l’Utilisateur final comme personne de contact ou êtes responsable du respect ou du suivi des obligations légales en relation avec le NMVS. Cette politique de confidentialité et de cookies s’applique également à vous lorsque vous visitez ou utilisez notre site Web.
Cette politique de confidentialité et de cookies peut être modifiée si nos services ou la loi applicable l’exigent. Nous vous communiquerons ensuite la nouvelle version de la politique de confidentialité et de cookies et la publierons sur le NMVS et sur notre site Web. Toute utilisation ultérieure du NMVS et de notre site Web après que vous avez été informé du renouvellement de la politique de confidentialité et de cookies est considérée comme une acceptation de la nouvelle politique de confidentialité et de cookies.
2. Qui traite vos données personnelles ?
Belgian Medicines Verification Organisation vzw, dont le siège social est situé Luxemburgstraat 20, 9140 Temse, enregistrée à la BCE sous le numéro 0675.740.701 (ci-après “BeMVO” et “Nous”) est responsable du traitement de vos données personnelles sur le NMVS et le site web.
3. Quelles sont les données personnelles que nous traitons ?
Nous recueillons certaines données personnelles des utilisateurs du NMVS et de notre site Web.
Il s’agit notamment des informations suivantes :
- Catégorie 1 : nous traitons les noms, prénoms, et détails de contact des Utilisateurs finaux du NMVS (courriel, numéro de téléphone, adresse, etc.), ainsi que votre statut (pharmacien, etc.). Nous traitons également le nom et les coordonnées des personnes responsables des Utilisateurs finaux (par exemple, le nom et les coordonnées du pharmacien responsable au sein de la pharmacie ou de l’hôpital). Ces données seront traitées par nos soins parce que vous nous les communiquez pour traitement, par exemple au moment de l’inscription au NMVS, au moment de l’inscription à notre Newsletter, au moment de la signature d’un accord par les producteurs ou distributeurs de médicaments ou les “détenteurs d’autorisation de mise sur le marché” (« MAH »), au moment de l’inscription sur le portail de développement Arvato, ou parce que l’Utilisateur final ou l’organisation à laquelle vous êtes reliée nous a communiqué ces données pour traitement. Nous pouvons également traiter ces données sur la base de listes établies par l’Institut national d’assurance maladie-invalidité (“INAMI”), par l’Agence fédérale des médicaments et des produits de santé (“AFMPS”) ou par le Service public fédéral (SPF) Santé publique.
- Catégorie 2 : d’autres données peuvent également être traitées si vous nous fournissez ces informations explicitement, telles que votre sexe, intérêts, etc. Ces informations peuvent nous être communiquées au moment de l’inscription au NMVS ou au moment de l’inscription à notre Newsletter. Ici aussi, la communication de ces informations et l’acceptation de cette politique de confidentialité et de cookies constituent un consentement à ce traitement.
- Catégorie 3 : après votre enregistrement sur le NMVS, nous pouvons aussi enregistrer votre adresse IP. L’acceptation de cette politique de confidentialité et de cookies constitue un consentement à ce traitement.
- Catégorie 4 : en outre, certaines données sont recueillies via des cookies. Voir ci-dessous à l’article 11 pour plus d’informations concernant notre utilisation des cookies. Ici aussi, l’acceptation de cette politique de confidentialité et de cookies constitue un consentement à ce traitement.
En principe, BeMVO ne traite pas les données personnelles des patients ou des mineurs. Lors de l’enregistrement auprès du NMVS, l’Utilisateur final doit fournir les données personnelles de la personne responsable du NMVS au sein de l’Utilisateur final ou de la personne qui est la personne de contact pour le NMVS.
L’Utilisateur final garantit que le consentement nécessaire a été obtenu auprès de ces personnes à cette fin. Par exemple : l’entité juridique qui est l’Utilisateur final (une pharmacie, un hôpital, etc.) garantit à BeMVO que l’autorisation a été obtenue auprès du pharmacien ou du responsable individuel travaillant pour l’Utilisateur final de communiquer ses données personnelles à BeMVO pour traitement dans le cadre de NMVS.
Si l’Utilisateur final transfère néanmoins des données personnelles à BeMVO sans le consentement de la personne en question, l’Utilisateur final en sera responsable et garantit qu’il indemnisera BeMVO pour tout problème ou réclamation. L’Utilisateur final garantit également qu’il conservera à tout moment les données personnelles des responsables ou des personnes de contact à jour (par exemple : lorsqu’il quitte son emploi ou prend ses fonctions, l’Utilisateur final informera BeMVO que les données personnelles doivent être effacées ou ajustées).
4. Base légale pour le traitement de vos données personnelles
En nous soumettant vos données personnelles (par exemple lors de votre inscription au NMVS, à une newsletter ou via le portail de développement Arvato), et en acceptant cette politique de confidentialité et de cookies, vous accordez votre consentement pour le traitement de vos données personnelles. En continuant à utiliser le NMVS (par exemple, en vous connectant au NMVS), nos newsletters ou notre site Web, vous confirmez votre acceptation de cette politique de confidentialité et de cookies à tout moment.
En plus de votre consentement, la nécessité de se conformer à une obligation légale (c.-à-d. la Directive 2011/62/UE sur les médicaments falsifiés et le règlement délégué de 2016/161/UE ; ci-après dénommé “législation sur les médicaments falsifiés”) vaut comme base légale supplémentaire pour le traitement de vos données personnelles. Ceci s’applique également, par exemple, aux données que nous traitons sur la base de données obtenues auprès de l’INAMI, de l’AFMPS ou du SPF Santé publique.
Enfin, la nécessité de pouvoir vous offrir les services convenus contractuellement (c’est-à-dire l’accès au NMVS) sert également de base juridique supplémentaire pour le traitement de vos données personnelles (c’est-à-dire que l’exécution de l’accord entre vous et nous sert également de base juridique).
5. Dans quel but traitons-nous vos données personnelles ?
Nous traitons vos données personnelles afin de permettre aux Utilisateurs finaux d’accéder au NMVS et de permettre au NMVS de fonctionner de manière optimale (y compris l’identification des Utilisateurs finaux à chaque étape de la vérification du médicament) et de vous informer des mises à jour et autres informations concernant le NMVS.
Nous traitons vos données personnelles, entre autres :
- Pour les données de catégorie 1 et 3 : afin que le NMVS fonctionne de manière optimale, c’est-à-dire pour s’assurer que chaque Utilisateur final est correctement enregistré, y compris l’enregistrement des données personnelles des personnes de contact ou des personnes responsables avec chaque Utilisateur final. Le NMVS garantit que l’authenticité d’un médicament est vérifiée à différents moments. Chaque fois qu’un médicament est scanné par un Utilisateur final (par exemple, un pharmacien au moment de la livraison au patient), le nom et l’adresse IP de l’Utilisateur final seront également traités. Cela peut entraîner le traitement des données personnelles du responsable au sein de l’Utilisateur final à ce moment-là ;
- Pour les données de catégorie 1 et 2 : afin de vous fournir des informations ciblées, telles que des e-mails et des newsletters susceptibles de vous intéresser (y compris des informations concernant de nouvelles fonctionnalités ou des détails sur nos services ; par exemple, si vous nous indiquez que vous êtes pharmacien, nous pouvons vous envoyer des newsletters ou d’autres informations spécifiquement destinées aux pharmaciens) ;
- Pour les données de catégorie 3 et 4 : pour faire des recherches analytiques destinées à optimiser notre site Web (au niveau technique et du contenu) ; aussi pour identifier, sur la base de données anonymes, les préférences, les intérêts, le comportement de navigation et les antécédents des visiteurs de notre site Web (pour plus d’informations sur les données anonymes, voir ci-dessous en relation avec les cookies).
- Pour les données de catégorie 1 à 4 : pour répondre aux questions des Utilisateurs finaux, des partenaires et des autorités compétentes et gérer l’administration technique du NMVS et de notre site Web. Cela ne s’applique que dans le contexte de la législation applicable aux médicaments falsifiés.
Vos données personnelles seront gardées strictement confidentielles et ne seront pas divulguées à des tiers ou utilisées à des fins de marketing direct, à moins que nous ayons obtenu votre consentement explicite préalable (“opt-in”), comme indiqué explicitement aux fins de la présente politique de confidentialité et de cookies (notamment les newsletters). Ce consentement peut être retiré à tout moment sans justification et gratuitement en envoyant un e-mail à info@bemvo.be.
Vos données personnelles peuvent être communiquées et traitées ultérieurement par les partenaires de BeMVO pour le NMVS, tels que les partenaires compétents pour le fonctionnement des systèmes de vérification des médicaments dans d’autres États membres de l’Union européenne (à savoir les organisations nationales de vérification compétentes dans d’autres États membres de l’UE), l’organisation faîtière pour la vérification des médicaments en Europe (European Medicines Verification Organisation vzw), et notre partenaire informatique Arvato Systems GmbH. Cela ne s’applique que dans le contexte de la législation applicable aux médicaments falsifiés.
BeMVO ne partagera vos données personnelles qu’avec des employés qui sont également liés contractuellement par des obligations de confidentialité.
Nous sommes en droit, en cas de violations (présumées) graves de la loi ou des Conditions Générales (ou Conditions d’utilisation), de communiquer vos données aux services judiciaires ou de police compétents. Nous pouvons également faire cela pour protéger nos droits ou ceux de tiers, ou pour protéger la sécurité des utilisateurs de NMVS.
6. Pendant combien de temps traitons-nous vos données personnelles ?
Toutes les données personnelles seront conservées pendant la période nécessaire à la fourniture du service.
La présente politique de confidentialité demeure valide entre vous et nous jusqu’à ce que l’une des parties mette fin à la relation contractuelle par écrit (un avis de résiliation peut être donné par courriel). Le traitement de vos données personnelles reste valable jusqu’à la fin de la relation contractuelle entre vous et nous. En cas de résiliation de la relation contractuelle, nous supprimerons automatiquement vos données personnelles, sauf si nous sommes légalement tenus de conserver ces données personnelles (par exemple, dans le cadre de la loi applicable sur les médicaments falsifiés). Nous nous réservons le droit de conserver ces données pendant une période de six mois après la résiliation, afin de vous donner la possibilité de récupérer ces données si vous souhaitez révoquer la résiliation ou transférer vos données à un autre contrat.
7. Droits d’accès, de rectification et d’opposition
Vous avez le droit d’accéder gratuitement à vos données personnelles à tout moment. Ceci peut se faire en envoyant un e-mail à info@bemvo.be.
Vous avez également le droit de corriger ou de modifier vos données personnelles si elles sont incorrectes, incomplètes ou non pertinentes, également en envoyant un e-mail à info@bemvo.be. Si vous avez des questions concernant l’accès ou la correction des données, nous vous prions de bien vouloir toujours inclure une copie de votre carte d’identité afin que nous puissions vérifier votre identité avant de vous communiquer ces informations. Vous avez également le droit de transférer vos données personnelles à un autre responsable du traitement.
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles. Ceci peut être fait en envoyant un e-mail à info@bemvo.be (en ajoutant aussi une copie de votre carte d’identité). Toutefois, vous ne pouvez pas vous opposer au traitement de vos données personnelles si cela est nécessaire à l’exécution des obligations contractuelles ou dans le cadre de la loi applicable sur les médicaments falsifiés.
Vous êtes toujours responsable de l’exactitude des données que vous nous fournissez.
8. Contact : informations, questions ou plaintes
Si vous avez des questions, des commentaires ou des plaintes concernant le traitement de vos données personnelles ou les cookies, vous pouvez nous les communiquer, ou directement (par e-mail : info@bemvo.be ou via les coordonnées de contact sur notre site Web ou à l’adresse postale mentionnée en haut de cette politique de confidentialité et de cookies), ou à l’Autorité de protection des données (c’est l’ancienne “Commission de la vie privée” : rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, contact@apd-gba.be, +32 (0)2 274 48 35, ou via les coordonnées de contact sur son site web https://www.autoriteprotectiondonnees.be).
9. Fuites de données
Si vous remarquez ou soupçonnez qu’une fuite de données s’est produite, veuillez nous contacter dès que possible (par courriel :info@bemvo.be ou via les coordonnées de contact sur notre site Web ou à l’adresse postale mentionnée en haut de cette politique de confidentialité et de cookies), ou en contactant l’autorité de protection des données (rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, contact@apd-gba.be, +32 (0)2 274 48 35, ou via les coordonnées de contact sur son site web https://www.autoriteprotectiondonnees.be).
10. Sécurité
Nous prenons au sérieux la sécurité de vos données personnelles et avons pris des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données personnelles.
Cependant, nous ne sommes pas responsables des dommages directs ou indirects résultant d’une utilisation incorrecte ou illégale de vos données personnelles. Vous êtes responsable du stockage correct et de la confidentialité de votre mot de passe, du code d’accès et des autres données de connexion. Toute utilisation négligente ou illégale de ces données par l’utilisateur ou par un tiers (à moins qu’elle ne soit causée par une faute de notre part) ne relève pas de notre responsabilité. En cas de perte, de vol ou d’utilisation illégale de vos données de connexion, mots de passe ou données personnelles, vous devez nous en informer dès que possible.
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