ACTIVITÉS FMD - PHARMACIES
(les pharmacies publiques et hospitalières et les entreprises titulaires d’une licence de préparation, si elles gèrent des médicaments soumis à la FMD)
LA VERIFICATION
- Une vérification peut être faite à tout moment. De nombreuses pharmacies vérifient les produits à leur réception afin d’éviter tout problème lors de la livraison.
- Vérification manuelle : dans les cas où il y a un problème avec le scanner, il est également possible de faire une vérification manuelle (si cette option est prévue dans votre module FMD). Cette option peut uniquement être utilisée que dans ces cas et ne peut pas être utilisée comme contrôle standard.
LA DÉSACTIVATION (CONTIENT ÉGALEMENT UNE VÉRIFICATION)
Le conditionnement doit être désactivé comme DELIVRE au moment où
- L’emballage est fourni au client
- Quand la boîte est ouverte, p.e. dans le cadre d’une PMI, …
Quand le produit doit être détruit par la pharmacie
Quand le produit est fourni aux autorités comme échantillon.
Des produits envoyés vers le Service de Contrôle des Médicaments (SCM) sont également à désactiver comme Echantillon.
La pharmacie hospitalière peut désactiver le conditionnement à chaque moment que l’emballage est en sa possession et qu’il ne quittera plus l’hôpital, donc également au moment de la réception des produits. (toutefois faire attention à la règle de 10 jours pour une réactivation)
La pharmacie a également la possibilité de réactiver un code pour les cas : Délivré et Echantillon. Cette opération doit être faite endéans les 10 jours après la désactivation et par le même utilisateur qui a désactivé le code.
La réactivation n’est donc PAS possible pour l’opération Destruction. Il est donc fortement avisé d’inclure une sécurité dans le module FMD de l’utilisateur afin de ne pas exécuter cette opération par erreur.
ACTIVITES DE CONNEXION
AUTRES FONCTIONNALITÉS
Les requêtes de vérification ou de désactivation (ou réactivation) peuvent être soumises code (emballage) par code ou en ‘Bulk’ (requête en masse : une série de codes et transactions sont mises dans la même requête). Une fonction différente est (éventuellement) disponible dans votre module FMD.
Si vous n’avez pas de connexion avec le système de vérification (pas de connexion internet, problème de mot de passe, …) vous pouvez continuer à faire des vérifications et désactivations. Votre module FMD doit prévoir que la vérification de ces codes scannés soit effectuée lorsque la connexion est rétablie.
Les termes et conditions doivent être acceptés lors de la première connexion vers le système (actuellement la version 6001). Dans le cas où l’acceptation d’une nouvelle version serait nécessaire, vous recevrez une notification dans les transactions avec le système et votre module FMD pourra vous en avertir. Cliquer ici pour consulter le document.
Pour des raisons de sécurité et de protection de vos données, le mot de passe doit être modifié tous les 90 jours. Après 3 tentatives avec un mot de passe erroné ou mot de passe expiré, votre connexion sera bloquée.
Le nouveau mot de passe doit avoir une longueur de minimum 8 caractères, doit être totalement différent des mots de passe précédents et doit contenir au moins une majuscule, une minuscule, un chiffre et un signe spécial.
Pour des raisons de sécurité et de protection de vos données, le certificat doit être modifié tous les 2 ans. Vous recevrez un email du système avec les données nécessaires pour cette mise à jour. Toutefois, il est conseillé de contacter votre fournisseur du module FMD pour connaître la procédure (automatisée ou non) qu’il a prévu dans le module.
REPONSES DU SYSTEME DE VERIFICATION
Le système de vérification envoie une réponse (message du système) après que l’utilisateur a envoyé une demande.
Celle-ci confirme la réussite de l’opération ou signale un problème dans l’exécution de la demande.
Certaines réponses sont classées comme indicateur de falsification possible (ALERTS).
D’autres messages du système peuvent également signaler un problème technique, par exemple.
LA GESTION DES MESSAGES SYSTÈME
La majorité des alertes est causée par une information incorrecte qui est transmise par l’utilisateur vers le système de vérification. En général, la cause se trouve au niveau de la configuration du scanner ou de l’interprétation de l’information scannée par votre module FMD. Il est donc extrêmement important de vérifier le fonctionnement de votre scanner.
Des informations sur ces alertes et la procédure à suivre est expliquée sur la page NMVS Alerts
Les messages du système les plus fréquents sont des messages indiquant un problème de connexion. Le plus souvent, il s’agit d’un problème de mise à jour du mot de passe ou un problème informatique au niveau de la structure de la requête envoyée.
La liste complète de ces messages, leur signification et les actions à entreprendre sont reprises dans le document suivant ReturnCodes_FR.pdf
Vous pouvez vérifier le bon fonctionnement de votre scanner à l’aide de la page suivante : BeMVS USER Scanner TestPage
Dépendant de la façon dont le module FMD a été incorporé dans votre outil de travail, vous avez deux options :
- Vous scannez chaque code barre 2D de la page dans votre logiciel et vérifiez si le résultat correspond pour 100% à l’information reprise sur la feuille (majuscule est différente de minuscule)
- Vous ouvrez d’abord un document vide, p.e. en Notepad, et scannez les codes barre de la page. Le résultat doit correspondre à 100% à l’information reprise sur la feuille (majuscules sont différents de minuscules)
L'ENREGISTREMENT
Quel utilisateur peut se présenter en tant que “pharmacie” ?
Conformément au règlement délégué, les autorités compétentes ont défini les utilisateurs suivants en tant que “pharmacie”
PHARMACIES EN BELGIQUE
- Toutes les pharmacies publiques agrées en Belgique
- La pharmacie du ministère de la Justice fournissant des médicaments aux prisons
- Entreprises avec autorisation de préparation – si l’entreprise a également une licence de grossiste, elle a le choix et peut également s’enregistrer comme grossiste (et pas comme pharmacie).
- Pharmacies hospitalières : toutes les pharmacies des hôpitaux généraux, spécialisés et psychiatriques en Belgique
Une nouvelle pharmacie, publique ou hospitalière, doit s’enregistrer en remplissant les documents suivants :
Envoyez les documents dûment complétés et signés à support@bemvo.be.
Mise en œuvre technique de la connexion au système de vérification : une liste de fournisseurs de modules FMD est disponible sur la page FOURNISSEURS DE LOGICIELS.
Changement des données d’enregistrement
Il est très important que vos coordonnées soient enregistrées correctement. Ceci afin de garantir un bon fonctionnement de votre connexion, de recevoir des nouvelles informations et un bon support en cas de problèmes. Pour cette raison, vos données d’identification telles que la personne de contact, votre adresse, l’adresse email, le logiciel FMD utilisé, fermeture… doivent être corrects pour éviter une désactivation de votre connexion.