FMD-ACTIES VOOR APOTHEKEN
(publieke- en ziekenhuisapotheken en bedrijven met een bereidingsvergunning, indien ze FMD-plichtige geneesmiddelen behandelen)
VERIFICATIE
Een verificatie kan op elk moment uitgevoerd worden. Veel apotheken controleren de geneesmiddelen bij ontvangst om problemen bij de aflevering te voorkomen.
Handmatige verificatie:
Wanneer er een probleem is met de scanner, kan ook een handmatige verificatie uitgevoerd worden (als deze optie in uw FMD-module voorzien is). Deze optie kan alleen in deze gevallen gebruikt worden en niet als standaardcontrole.
DEACTIVERING (BEVAT EVENEENS EEN VERIFICATIE)
De geneesmiddelenverpakking moet als “AFGELEVERD” gedeactiveerd worden wanneer:
- de geneesmiddelenverpakking aan de klant afgeleverd werd,
- de geneesmiddelenverpakking geopend wordt, bijvoorbeeld in geval van een IMV.
Als het geneesmiddel door de apotheek vernietigd moet worden.
Als het geneesmiddel als staal aan de autoriteiten geleverd wordt.
Geneesmiddelen die naar de Dienst Geneesmiddelen Onderzoek (DGO) worden gestuurd, moeten ook als “Sample“ gedeactiveerd worden.
De ziekenhuisapotheek kan op elk moment dat de geneesmiddelenverpakking in haar bezit is en het ziekenhuis niet meer zal verlaten, deactiveren, dus eveneens bij ontvangst van de geneesmiddelen(let echter wel op de 10- dagenregel voor een reactivering)
De apotheek kan een code reactiveren in geval van: “Afgeleverd” en “Staal”.
Deze reactivering moet, binnen de 10 dagen na de deactivering, door dezelfde gebruiker die de code gedeactiveerd heeft, uitgevoerd worden.
Reactivering is daarom NIET mogelijk voor de actie “Vernietigen”.
CONNECTIE ACTIVITEITEN
Verificatie- of deactiveringsverzoeken (of reactivering) kunnen code per code (per geneesmiddelverpakking) of in “Bulk” ingediend worden.
Bulkverzoek: een reeks codes en transacties worden in hetzelfde verzoek geplaatst.
Een specifieke functie is (mogelijk) beschikbaar in uw FMD-module.
Als er geen verbinding is met het verificatiesysteem (geen internetverbinding, wachtwoordprobleem, enz.) kan u doorgaan met verifiëren en deactiveren.
Uw FMD-module moet ervoor hebben gezorgd dat de verificatie van deze gescande codes wordt uitgevoerd wanneer de verbinding opnieuw tot stand is gebracht.
Als u voor de eerste keer op het systeem inlogt, moet u de algemene voorwaarden aanvaarden (momenteel T&C versie 6001).
Indien er een nieuwe versie van deze voorwaarden is, ontvangt u hiervan een melding.
Wanneer aanvaarding van een nieuwe versie vereist is, ontvangt u bij transacties met het systeem een melding en kan uw FMD-module u hiervan op de hoogte stellen. Klik hier om het document te openen.
Het paswoord moet, omwille van veiligheid en gegevensbescherming, elke 90 dagen gewijzigd worden.
Na 3 pogingen met het verkeerde of verlopen paswoord, wordt uw verbinding geblokkeerd.
Het nieuwe paswoord moet:
- minimum 8 tekens lang zijn,
- moet volledig verschillen van en niet gelijken op eerdere paswoorden,
- minimum één hoofdletter, één kleine letter, één cijfer en één speciaal teken hebben.
Om de 2 jaar moet het certificaat, voor veiligheid en bescherming van uw gegevens, vernieuwd worden.
Het systeem stuurt een e-mail met de gegevens voor deze update.
Om de procedure (al dan niet geautomatiseerd) te kennen, kan u uw softwareleverancier van de FMD-module contacteren.
ANTWOORDEN VAN HET VERIFICATIESYSTEEM
Nadat de gebruiker een verzoek verstuurt, stuurt het verificatiesysteem een antwoord (systeembericht).
Dat bevestigt of de bewerking succesvol was of meldt een probleem bij de uitvoering van het verzoek.
Bepaalde antwoorden worden geclassificeerd als een indicator van mogelijke vervalsing (ALERTS).
Andere systeemberichten kunnen bijvoorbeeld ook een technisch probleem melden.
BEHEER VAN SYSTEEMMELDINGEN
De meeste ALERTS worden veroorzaakt door onjuiste informatie die de gebruiker naar het verificatiesysteem stuurt.
Meestal is de oorzaak de scanner configuratie of de interpretatie van de gescande informatie door uw FMD-module.
Het is daarom uitermate belangrijk om de werking van uw scanner te controleren. Informatie over deze systeemmeldingen en de te volgen procedure vindt u op de pagina NMVS Alerts
De meeste systeemmeldingen zijn te wijten aan een verbindingsprobleem. Meestal is er een probleem met de update van het paswoord of de structuur van het verzonden verzoek.
De volledige lijst van deze systeemmeldingen, de betekenis en de te ondernemen acties vindt u terug op: returncodes nl
- Scan de 2D-matrixcodes op de pagina in uw software en controleer of het resultaat 100% overeenkomt met de informatie op de pagina (hoofdletters verschillen van kleine letters).
- Open eerst een leeg document (bijvoorbeeld in Kladblok) en scan de 2D-matrixcodes. Het resultaat moet 100% overeenkomen met de informatie op de pagina (hoofdletters verschillen van kleine letters).
REGISTRATIE
Welke gebruiker kan als “apotheek” toegang krijgen?
De bevoegde autoriteiten hebben volgens de gedelegeerde verordening de volgende gebruikers gedefinieerd als “apotheek”
APOTHEKEN-BELGIË
- Alle in België erkende publieke apotheken.
- De apotheek van de FOD Justitie, die geneesmiddelen aan de gevangenissen aflevert.
- Ondernemingen met een bereidingsvergunning en een groothandelslicentie, kunnen zich ook als groothandel registreren (in plaats van als apotheek).
- Ziekenhuisapotheken: alle apotheken van de algemene- en universitaire ziekenhuizen, de gespecialiseerde ziekenhuizen en de psychiatrische instellingen in België.
Een nieuwe apotheek (publiek of ziekenhuis), moet volgende formulieren voor “Registratie” invullen:
- Access-Request-Form-1
- NMVS Access Policy (NAP)
Stuur de volledig ingevulde en ondertekende documenten naar support@bemvo.be.
Technische implementatie van de aansluiting op het verificatiesysteem: een lijst met leveranciers van een FMD-module is te vinden op de pagina Softwareleveranciers.
Wijziging registratiegegevens
Het is uitermate belangrijk dat uw gegevens correct geregistreerd zijn. Dit om ervoor te zorgen dat uw verbinding goed functioneert, u nieuwe informatie ontvangt en een correcte ondersteuning krijgt bij problemen. Om een onderbreking in uw verbinding te voorkomen, moeten uw identificatiegegevens zoals de contactpersoon, uw adres, e-mailadres, de gebruikte FMD-software, sluiting, … correct zijn.
Als er een wijziging is in de gegevens, stuur dan zo snel mogelijk dit ingevulde formulier naar support@bemvo.be door.
APOTHEKEN LUXEMBURG
- Alle in Luxemburg erkende publieke apotheken
- Ziekenhuisapotheken: alle apotheken van de algemene ziekenhuizen, de gespecialiseerde ziekenhuizen en de psychiatrische instellingen in Luxemburg.