Vanaf 9 februari 2024 schakelen we in België en Luxemburg over naar een full EU-FMD implementatie.
Lees de omzendbrief van FAGG hier
De alerts worden behandeld via het NMVS ALERTS platform.
De uitnodigingen voor registratie op het Alert Management platform (NMVS Alerts van TCK) worden begin januari 2024 via mail verstuurd.
Hebt u nog geen mail ontvangen, neem dan contact op met ons supportteam via support@bemvo.be
Registratie
FAQ Registratie Alerts Management System
Nadat je de registratie succesvol doorlopen hebt, kan je via deze link op het platform inloggen
De 2 factor authenticatie staat standaard uitgeschakeld. Je zal dus geen mail met codes om in te loggen ontvangen. Als je dit wil, kan je deze optie wel zelf opnieuw activeren.
Heb je vragen over een alert? Contacteer ons supportteam enkel via de mail support@bemvo.be. Vermeld ook bij iedere communicatie je APB-nummer.
Je kan ook bellen naar onze nummers 03 375 51 99 en 052 89 53 11.
Twijfel je of je de registratie succesvol voltooid hebt?
Log in op https://app.nmvs-alerts.com/ en vul je e-mailadres en zelf gekozen paswoord in.
Daarna kom je op het NMVS alerts platform terecht.
Het is niet mogelijk om meerdere e-mailaccounts per gebruiker te registreren.
Daarom raden we aan om een “algemeen” e-mailadres te gebruiken.
Sommige info kan je zelf aanpassen zoals “Voornaam” en “Achternaam”.
Het e-mailadres kan je niet zelf aanpassen.
Voor alle niet-wit gekleurde velden stuur je een mail naar support@bemvo.be met de te wijzigen info.
Vergeet niet, als je e-mailadres gewijzigd werd, wordt dit je nieuwe login (user-id)
Heb je nog geen registratiemail ontvangen, stuur dan een mail naar support@bemvo.be en we sturen je een nieuwe registratielink door
Het wachtwoord moet voldoen aan de minimale complexiteitseisen (ten minste acht tekens en drie van de vier soorten tekens: hoofdletters, kleine letters, cijfers en/of speciale tekens zoals * of !).
We raden aan om een “algemeen” e-mailadres te gebruiken, zodat bij afwezigheid ook andere medewerkers toegang tot de account hebben.
FAQ Behandeling Alerts
Bij afhandeling van alerts in bulk, ontvangt de eindgebruiker hiervan geen notificatiemail.
Dit is enkel zichtbaar op het NMVS alerts platform. De gesloten alerts staan in het groen (met een C onder NMVO status)
Als je aangemeld bent op het NMVS alerts platform, zie je dit overzicht met deze codes:
Handleiding Alerts Management System
Hieronder een interactieve pdf
pictogrammen
- toon de inhoudsopgave. klik op de titel om naar die pagina te navigeren.
- zoom verhogen
- paginanummer
- zoekfunctie
Beslissingsboom - schema
Alerts van mogelijke vervalsing
De alerts van een mogelijke vervalsing kunnen veroorzaakt worden door:
Het lotnummer werd gevonden, maar niet deze unieke code.
De mogelijke oorzaak kan zijn:
- Een unieke code die niet bestaat. In dit geval bestaat de kans dat het inderdaad om een vervalsing gaat. Dit moet verder onderzocht worden.
- Er werd een foute unieke code doorgestuurd. De oorzaak kan een foute manuele ingave, een foute lezing door de scanner of een probleem in de FMD-module van de gebruiker zijn. Het is belangrijk dit te controleren en het probleem op te lossen.
Het doorgestuurde lotnummer en de unieke code werd niet gevonden.
De mogelijke oorzaak kan zijn:
- Het lotnummer bestaat niet. In dit geval bestaat de kans dat het inderdaad om een vervalsing gaat. Dit moet verder onderzocht worden.
- Een foutief lotnummer werd doorgestuurd. De oorzaak kan een foute manuele ingave, een foute lezing door de scanner of een probleem in de FMD-module van de gebruiker zijn. Het is belangrijk dit te controleren en het probleem op te lossen.
- De gegevens van het lot werden door de fabrikant niet in het systeem opgeladen. In dit geval ontvangt BeMVO meerdere alerts van dit type voor dat lot. BeMVO neemt contact op met de fabrikant om de gegevens meteen op te laden.
Er is een probleem met het lotnummer dat doorgestuurd werd.
De mogelijke oorzaak kan zijn:
- Het doorgestuurde lotnummer stemt overeen met het lotnummer opgenomen in de 2D matrix code. Dit kan een vervalsing zijn en moet verder onderzocht worden.
- Er werd een foutief lotnummer doorgestuurd. Een mogelijke oorzaak kan een foute manuele ingave, een foute lezing door de scanner of een probleem in de FMD-module van de gebruiker zijn. Het is belangrijk dit te controleren en het probleem op te lossen.
- De fabrikant heeft een verkeerd lotnummer in de 2D matrix code ingebracht. In dit geval is de verpakking niet conform en moet als dusdanig behandeld worden. BeMVO zal meerdere gelijkaardige alerts van verschillende gebruikers ontvangen. BeMVO neemt contact op met de fabrikant.
Verkeerde vervaldatum doorgestuurd. Deze verificatie houdt geen rekening met de dag, enkel maand en jaar worden geverifieerd.
De mogelijke oorzaak kan zijn:
- De doorgestuurde vervaldatum stemt overeen met de vervaldatum in de 2D matrix code. Dit kan mogelijk een vervalsing zijn en moet verder onderzocht worden (tenzij punt 3 of 4 hieronder van toepassing is).
- Er werd een foutieve vervaldatum doorgestuurd. De oorzaak kan een foute manuele ingave, een foute lezing door de scanner of een probleem in de FMD-module van de gebruiker zijn. Het is belangrijk dit te controleren en het probleem op te lossen.
- De fabrikant heeft een foutieve vervaldatum in de 2D matrix code gezet. De verpakking is dus niet conform, de gebruikelijke procedure voor dit soort alerts moet gevolgd worden.
- De fabrikant heeft een verkeerde vervaldatum in het FMD-systeem opgeladen. In dat geval zal BeMVO meerdere alerts van hetzelfde type ontvangen. BeMVO zal contact opnemen met de fabrikant.
U probeert een code te deactiveren die al inactief is (of een code te reactiveren die niet inactief is).
De mogelijke oorzaak kan zijn:
- U hebt zelf de code voordien al gedeactiveerd. Vermijd om zelf dezelfde geneesmiddelenverpakking meerdere malen te deactiveren. Als u deze alert meerdere malen voor dezelfde geneesmiddelenverpakking ontvangt, is er mogelijk een probleem met uw scanner of uw FMD-software.
- U vermoedt dat de deactivatie door een andere gebruiker uitgevoerd werd, dat u een geneesmiddelenverpakking hebt ontvangen die al inactief was. Dit is verdacht. Neem contact op met de leverancier van de geneesmiddelenverpakking om dit te verifiëren.
Het is echter niet uitgesloten dat het 2 verschillende verpakkingen met dezelfde unieke code betreft. In dat geval is de kans groot dat één van de twee verpakkingen een vervalsing is.
U probeert een unieke code te reactiveren, maar de termijn van 10 dagen is verstreken.
De geneesmiddelenverpakking blijft inactief. Vermijd om geneesmiddelenverpakkingen te deactiveren die niet worden afgeleverd of verdeeld.
Deze geneesmiddelenverpakking werd al gedeactiveerd door een andere FMD-gebruiker. U kan deze geneesmiddelenverpakking niet meer reactiveren.
De mogelijke oorzaak kan zijn:
- Het is mogelijk dat u een inactieve geneesmiddelenverpakking van uw leverancier hebt ontvangen. Wij raden aan uw leverancier te contacteren om dit te verifiëren.
- Dit is mogelijk een vervalsing waarbij twee geneesmiddelenverpakkingen met dezelfde unieke code op de markt zijn waarbij één de vervalsing is.
U probeert een unieke code te reactiveren, maar vanuit een verkeerde status. De geneesmiddelenverpakking bevindt zich momenteel in een andere status. Voer eerst een verificatie uit om de reactivering vanuit de correcte status uit te voeren.
Het percentage alerts van een mogelijke vervalsing is sterk gedaald sinds het opstarten van FMD op 9/2/2019.
Vandaag ontvangen we een alert bij 0,05% van alle scans.
De meest voorkomende redenen van een valse alert zijn:
De GS1 separatoren die de bepaalde data-elementen in de 2D matrix code van elkaar scheiden, worden verkeerd gelezen of verkeerd geïnterpreteerd. Hierdoor worden meerdere informaties aan elkaar doorgegeven.
De software blijft eenzelfde transactie meerdere malen doorsturen waardoor de 2de transmissie een alert geeft.
De software transformeert bepaalde informaties zodat ze niet meer overeenkomen met de gegevens in de 2D code en opgeslagen in FMD (bv kleine letters worden omgezet naar hoofdletters).
De CAPS toets is ingedrukt waardoor hoofdletters als kleine letters worden gelezen en kleine als hoofdletters.
Bij het intikken wordt geen rekening gehouden met hoofdletters en kleine letters.
Sommige karakters worden verkeerd gelezen of ingegeven (vb. ‘O’ en ‘0’; ‘G’ en ‘6’; ‘S’ en ‘5’; …)
Bij de ingave wordt ofwel een karakter te weinig ofwel een karakter teveel ingegeven.
De vervaldatum wordt niet in het correcte formaat ingegeven (DDMMJJ in plaats van JJMMDD)
Dezelfde geneesmiddelenverpakking wordt meerdere malen door de gebruiker gedeactiveerd.
Er wordt een verkeerd type transactie gekozen (bv bij een reactivatie van een code)
De overgangsperiode voor de implementatie van de Richtlijn Vervalste geneesmiddelen (FMD, Falsified Medicines Directive) eindigt op 1 september 2019. Vanaf dan worden alerts centraal geëvalueerd en start het FAGG met controleacties waarbij overtredingen of non-conformiteiten zullen worden opgevolgd.